Một sự kiện có thể được chuẩn bị kỹ từ sân khấu, khách mời đến nội dung chương trình nhưng vẫn gặp vấn đề khi bắt đầu ghi hình. Có những chi tiết chỉ được phát hiện khi ekip đã vào vị trí: góc máy bị chắn, màn hình LED quá sáng, lịch chương trình thay đổi liên tục hoặc một khu vực quan trọng không thể tiếp cận.
Những vấn đề này đôi khi không nằm ở thiết bị hay kỹ thuật quay mà bắt đầu từ khâu tổ chức.
Layout Và Timeline Chưa Được Chia Sẻ Đầy Đủ
Lỗi 1: Chốt layout nhưng không cập nhật cho ekip media
Ban tổ chức thường có sơ đồ sân khấu, khu vực đón khách, bàn tiệc hoặc vị trí VIP. Tuy nhiên, những thay đổi trong quá trình setup có thể khiến layout thực tế khác với bản ban đầu. Một sân khấu được dịch chuyển, backdrop đổi vị trí hoặc lối đi của khách được điều chỉnh đều có thể ảnh hưởng đến vị trí làm việc của ekip.
Khi layout có thay đổi, nên gửi lại phiên bản mới nhất cho người phụ trách hình ảnh. Với những chương trình có nhiều khu vực hoạt động cùng lúc, việc biết trước không gian sẽ giúp ekip chủ động hơn trong ngày diễn ra.
Lỗi 2: Ekip không nhận được timeline cuối cùng
Timeline gửi từ vài ngày trước có thể không còn giống với rundown chính thức vào ngày tổ chức. Diễn giả đến muộn, thời lượng phát biểu kéo dài hoặc chương trình thêm một phần mới đều có thể làm thay đổi thứ tự các hoạt động.
Có những nội dung chỉ xuất hiện một lần, như lễ ký kết, trao giải, ra mắt sản phẩm, phát biểu của lãnh đạo, nghi thức khai mạc hoặc sự xuất hiện của khách VIP. Nếu ekip không được cập nhật kịp thời, họ có thể không chuẩn bị đúng vị trí cho phần tiếp theo.
Cách đơn giản nhất là xác định một phiên bản timeline chính thức và một người chịu trách nhiệm thông báo khi chương trình có thay đổi.
Khu Vực Quay Và Nhân Vật Quan Trọng Chưa Được Xác Định
Lỗi 3: Không thông báo trước những khu vực hạn chế
Không phải khu vực nào trong sự kiện cũng cho phép ekip tự do tiếp cận. Backstage, phòng VIP, khu vực kỹ thuật hoặc không gian dành riêng cho lãnh đạo thường có những quy định riêng. Nếu ekip chỉ biết giới hạn này khi chương trình đã bắt đầu, một số cảnh dự kiến có thể không thực hiện được.
Ví dụ, doanh nghiệp muốn ghi lại hình ảnh lãnh đạo chuẩn bị trước khi lên sân khấu nhưng khu vực backstage không cho phép camera vào. Nếu biết từ trước, ekip vẫn có thể tìm một vị trí khác hoặc điều chỉnh thời điểm ghi hình.
Nên thống nhất trước:
- Khu vực được phép quay
- Khu vực hạn chế tiếp cận
- Thời điểm ekip có thể vào backstage
- Vị trí được phép đặt thiết bị
- Quy định riêng của venue
Lỗi 4: Không báo trước những nhân vật cần ưu tiên
Trong một chương trình có thể có hàng trăm khách mời nhưng chỉ một số người thực sự quan trọng với doanh nghiệp, như ban lãnh đạo, đối tác chiến lược, khách hàng lớn, diễn giả, khách VIP hoặc KOL đại diện thương hiệu. Nếu không có thông tin từ trước, ekip khó biết ai cần được ưu tiên trong những thời điểm đông người.
Doanh nghiệp không cần cung cấp một danh sách quá dài. Chỉ cần đánh dấu những nhân vật quan trọng và những hoạt động họ tham gia là đã giúp việc phối hợp dễ dàng hơn rất nhiều.
Không Thống Nhất Cách Phối Hợp Và Đầu Ra
Lỗi 5: Không có một đầu mối làm việc với ekip
Một sự kiện có thể có rất nhiều bên cùng vận hành: ban tổ chức, venue, sân khấu, âm thanh ánh sáng, MC và ekip media. Nếu thông tin phải đi qua nhiều người trước khi đến ekip quay, những thay đổi sát giờ rất dễ bị chậm.
Một đầu mối phụ trách media, có thể cập nhật timeline, báo trước phần chương trình sắp diễn ra và xác nhận vị trí được phép quay, sẽ giúp ekip xử lý thông tin nhanh hơn khi chương trình phát sinh thay đổi. Với những chương trình T-RED tham gia, việc có đầu mối phối hợp rõ ràng luôn giúp quá trình quay diễn ra suôn sẻ hơn.
Lỗi 6: Đến khi quay xong mới xác định cần những video gì
Đây là lỗi dễ bị bỏ qua nhất. Doanh nghiệp có thể nghĩ đơn giản rằng “cứ quay đầy đủ rồi về dựng”, nhưng sau chương trình mới phát hiện mình cần thêm những nội dung khác như video recap, footage sân khấu, video ngắn cho social hoặc một số đoạn phát biểu riêng.
Mỗi mục đích sử dụng có thể cần cách ghi hình khác nhau. Vì thế, trước ngày diễn ra nên thống nhất rõ video cần bàn giao, thời lượng dự kiến, có cần footage gốc hay không và thời gian mong muốn nhận sản phẩm. Việc xác định đầu ra từ trước giúp ekip biết cần ghi lại những gì, còn doanh nghiệp cũng tránh tình trạng quay xong mới phát hiện thiếu tư liệu.
T-RED Media Quay Phim Sự Kiện Doanh Nghiệp
T-RED Media cung cấp dịch vụ quay phim và sản xuất video cho hội nghị, gala dinner, sự kiện thương hiệu, lễ kỷ niệm và các chương trình doanh nghiệp tại Đà Nẵng và khu vực miền Trung.
Trước khi triển khai, ekip trao đổi về không gian, timeline, những nội dung cần ưu tiên và yêu cầu đầu ra để phương án ghi hình phù hợp với chương trình thực tế.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị một sự kiện và cần quay phim sự kiện doanh nghiệp, có thể liên hệ T-RED Media để trao đổi trước về không gian, nội dung và phương án triển khai.
=>> Xem thêm: Top 5 Công Ty Quay Phim TVC Đà Nẵng Chuyên Nghiệp Hàng Đầu
T-RED MEDIA – ĐƠN VỊ SẢN XUẤT HÌNH ẢNH VÀ VIDEO HÀNG ĐẦU MIỀN TRUNG
Commercial Photo & Video | Event | Livestream | Flycam
- Địa chỉ: 92 Lê Độ, Chính Gián, Thanh Khê, TP. Đà Nẵng
- Liên hệ: 0901.10.10.99
- Website: https://tred.vn